Mengkompilasi surat bisnis bisa sangat sulit jika Anda tidak tahu bagaimana melakukannya dengan benar. Untuk menulis dokumen yang kompeten, Anda perlu mengetahui berbagai persyaratan, aturan, dan praktik bisnis. Kami telah membuat panduan surat bisnis ini untuk membuat tulisan Anda lebih mudah.

Surat bisnis adalah metode untuk berkomunikasi dan mentransmisikan informasi yang ditujukan untuk membentuk, menghentikan, atau melestarikan hubungan dengan mitra, karyawan, dan kontraktor (pemasok dan pelanggan).

Jenis surat bisnis

Berbagai macam surat bisnis ada karena perkembangan ekonomi pasar, serta meningkatnya kebutuhan untuk mentransfer informasi antar rekompartemen. Email, karena kecepatan dan ketersediaan, telah terbentuk tegas dalam struktur komersial dan pemerintah. Penggunaan massa pesan bisnis dalam penggunaan sehari-hari telah menyebabkan peningkatan varietas mereka. Dalam hal ini, satu klasifikasi hilang. Jenis surat bisnis berikut dapat dibedakan:

1. Surat garansi. Konten diarahkan sebagai permintaan, tetapi dengan pemberian jaminan untuk pemenuhan kewajiban pada bagiannya. Perumusan surat-surat tersebut adalah sebagai berikut: "Kami meminta Anda untuk mengirimkan (memberikan, menyediakan, dll.) Barang (produk, layanan). Kami menjamin pembayaran sampai (tanggal). "
2. Surat komersial. Ini adalah jenis huruf yang paling umum yang digunakan organisasi dalam implementasi kegiatan sehari-hari mereka. Intinya, ini adalah surat kerja sama bisnis. Organisasi memulai proposal kemitraan tertentu dengan kondisi tertentu.
3. Surat notifikasi. Konten ini ditujukan untuk menyampaikan informasi tertentu yang diperlukan untuk implementasi interaksi lebih lanjut. Dalam organisasi komersial, contoh paling umum dari surat seperti itu adalah pemberitahuan perubahan detail (ketika bank servis diubah).
4. Penawaran. Teksnya bersifat komersial pada pengiriman barang atau jasa. Ini adalah surat kerja sama bisnis, yang menentukan semua kondisi penting untuk perjanjian pasokan dan perjanjian layanan.
5. Surat keluhan resmi. Konten teks diarahkan untuk memberi tahu penerima pemenuhan kewajiban yang tidak lengkap atau buruk. Paling sering surat-surat seperti itu menyertai produk yang cacat. Ada klausul dalam layanan standar atau perjanjian penawaran yang menyatakan denda dikenakan untuk non-pemenuhan atau pemenuhan kewajiban yang tidak tepat. Hitungan mundur waktu untuk menghitung hukuman dimulai dengan tepat sejak saat pengaduan tertulis dikirim.
6. Surat transmisi. Contohnya adalah inventarisasi lampiran pada amplop. Surat ini paling sering digunakan saat mengirim paket dokumen melalui surat. Dalam hal mengirim dokumen untuk partisipasi dalam tender, inventaris keterikatan adalah wajib.
7. Surat pengakuan penerimaan. Jenis surat ini adalah manifestasi penghormatan, dianggap sebagai bentuk yang baik, dan tidak mengikat.
8. Minta surat. Teks berisi permintaan. Itu dimulai dengan kata-kata "Aku bertanya," atau "kita bertanya." Permintaan yang paling umum adalah permintaan untuk mengirimkan kembali dokumen akuntansi. Ketika mengirimkan produk, tagihan barang dan faktur sering tidak mencapai departemen akuntansi (mereka tidak dikirim bersama dengan kargo, ditransfer ke orang yang tidak berwenang, dll.). Oleh karena itu, meminta untuk menduplikasi dokumen-dokumen ini adalah praktik umum.
9. Pengingat huruf. Isi teks memberi tahu pendekatan titik tertentu (tanggal pemenuhan kewajiban, berakhirnya kontrak, tanggal peristiwa, dll.). Salah satu contoh surat seperti itu adalah pemberitahuan dari perusahaan asuransi tentang kedaluwarsa kebijakan tersebut. Kesopanan ini adalah pada saat yang sama informasi di alam dan merupakan proposal komersial untuk kesempatan untuk menggunakan layanan perusahaan lagi. Ini nyaman karena ada kesempatan untuk dengan sopan dan dengan lembut memperpanjang kontrak.
10. Surat selamat. Ini adalah surat bisnis yang dikirim untuk memberi selamat pada hari libur apa pun.
11. Surat undangan. Undangan untuk konferensi dan pameran adalah yang paling sering. Ini adalah alat sukses tambahan lain untuk mengingatkan pasangan Anda dari kerja sama lebih lanjut.

Dengan jumlah orang (perusahaan), ada jenis surat bisnis berikut: melingkar (dikirim ke beberapa individu) dan standar (dikirim ke satu alamat untuk orang tertentu).

Surat edaran yang paling umum adalah undangan, pemberitahuan, dan pengumuman informasi (tentang perubahan yang akan datang).

Tip dan Aturan Menulis Surat Bisnis

Surat bisnis harus ditulis dengan benar, tanpa kesalahan dalam ejaan, tanda baca, atau format. Kehadiran kesalahan yang jelas dan bruto mengusir penerima, dan menciptakan kesan jarak tempuh, dan buta huruf. Kemungkinan kemitraan setelah menerima surat yang ditulis dengan buruk turun tajam.

Sebelum Anda membuat surat bisnis, Anda perlu memutuskan jenis (pemberitahuan, undangan, penawaran, dll.). Hancurkan teks menjadi paragraf, karena akan memfasilitasi persepsi informasi yang disajikan. Jika pesannya akan diterima sebelum tanggal tertentu, lebih baik mengirimkannya dengan layanan pengiriman ekspres atau melalui email.

Aturan dasar surat bisnis adalah sebagai berikut:

• Informasi yang disajikan akurat;
• Konten selesai;
• Ringkasan disertakan (lebih disukai tidak lebih dari satu halaman; sisa informasi bisa
• dikaitkan dengan aplikasi);
• Surat itu tidak memiliki kekasaran, dan memiliki nada netral;
• Surat itu tidak ada nlok, koreksi, atau penghapusan;
• Surat itu tidak ada slang dan fitnah;
• singkatan dihindari;
• Nada obyektif disajikan (hanya fakta).

Aturan surat bisnis menunjukkan tidak adanya frasa yang panjang dan ambigu. Dalam satu pesan harus ada satu subjek, satu gol. Kehadiran beberapa topik diizinkan hanya jika mereka saling berhubungan. Jika tidak, beberapa email harus dikirim.

Langkah-langkah untuk menulis surat bisnis

Alamat. Alamat pengirim harus disebutkan di bagian atas surat bisnis Anda. Nama pengirim tidak boleh dimasukkan - hanya kode jalan, kota, dan zip.

Tanggal. Ini harus menentukan kapan surat bisnis Anda ditulis (pastikan Anda menggunakan format tanggal yang tepat untuk dikirim di lokasi Anda).

Alamat dalam. Disarankan untuk mengatasi orang tertentu di perusahaan yang Anda tulis. Jangan lupa tentang judul pribadi, mis. Tn., Dr., Ms., Mrs., dll. Alamat penerima harus ditulis sesuai dengan aturan negara tertentu.

Pembeli Inc.
Matt Peterson, Direktur
24396 Michigan Ave.
New York, NY 25009
31 Juli 2014

Sapaan. Bagaimana seharusnya surat bisnis dimulai? Sebutkan nama yang sama dengan alamat bagian dalam dengan judul pribadi. Nyatakan alasan surat Anda. Sebagai contoh:

Terima kasih telah berkonsultasi dengan saya sebelumnya. Saya menulis untuk memesan ...

Tubuh. Anda sudah mempresentasikan poin utama surat bisnis Anda, dan sekarang saatnya untuk membenarkan signifikansi poin utama. Seseorang harus terus membenarkan poin utama Anda dengan mendukung bukti dan informasi latar belakang. Pastikan Anda telah mengungkapkan tujuan kertas di bagian ini dan meminta beberapa tindakan (jika perlu).

Penutupan. Tidak perlu khawatir tentang bagaimana menutup surat bisnis, karena ini adalah bagian termudah. Anda harus mengucapkan terima kasih atas perhatian dan bantuan pembaca Anda. Bagian penutupan akan terlihat seperti berikut:

Terima kasih untuk …
Sungguh-sungguh,
(termasuk 4 spasi di sini)
Harrison Jones.

Menulis Surat Bisnis: Saran

- Cobalah untuk menjaga surat Anda sesingkat mungkin. Cobalah untuk menjelaskan esensi masalah dengan kalimat pendek dan sederhana.
- Tulis ringkas dan to the point. Anda tidak boleh menggunakan istilah yang sangat terspesialisasi dan tidak jelas yang mungkin tidak dapat dipahami oleh pembaca. Layak menggunakan kata-kata sederhana.
- Gunakan kata benda dan kata kerja (tidak ada bentuk pendek). Jangan membebani teks dengan kata sifat; fokus pada kata kerja.
- Menulis surat bisnis harus selalu dalam nada netral. Dalam hal apa pun Anda menulis, "Selamat siang (malam, pagi)." Anda perlu menulis "Halo" formal dalam salam Anda.
- Tulis dengan suara aktif.
- Jelas dan benar. Pastikan Anda memeriksakan tata bahasa, tanda baca, format, dan ejaan.
- Gunakan kata-kata yang memiliki makna tunggal dalam situasi khusus Anda dan yang akan membantu Anda mencapai tujuan Anda.

Tip Format Surat Bisnis

Tidak ada persyaratan format yang ketat. Ada aturan tertentu yang diadopsi di dunia bisnis. Format surat bisnis disarankan untuk dilakukan dengan cara berikut:

• Bentuknya tidak hanya sama sudut, tetapi juga longitudinal;
• Teks ditulis di Times New Roman, font 12-14;
• Jika surat itu terdiri dari lebih dari satu halaman, maka penomoran masing-masing diperlukan;
  Setiap aplikasi memiliki nomor yang terpisah;
• Di sudut kiri atas, jumlah dokumen keluar diindikasikan, yang dicatat dalam jurnal.

Email Bisnis

Setiap organisasi menerima dan mengirimkan beberapa lusin surat setiap hari. Email adalah sarana komunikasi yang paling mudah diakses dan tercepat, memungkinkan pertukaran dokumen resmi yang nyaman.

Surat bisnis elektronik terdiri dari bagian-bagian berikut:

• Sebuah subjek;
• Salam;
• esensi dari surat (teks pendek, jika bagian utama dikirim dalam lampiran);
• tanda tangan dengan detail kontak.

Saat mengirim surat, perlu untuk mengisi semua bidang (alamat pengirim, penerima, subjek surat, dan aplikasi). Pemformatan harus tunduk pada aturan berikut:

1. Di pengaturan email Anda, masukkan nama depan, nama belakang, atau nama organisasi yang atas nama Anda mengirim dokumen.
2. Diperlukan bidang "subjek".
3. Salam dalam email ditulis sesuai dengan aturan surat standar.
4. Essence (Tujuan) dinyatakan, dengan mempertimbangkan aturan dokumen tradisional.
5. Tanda tangan terdiri dari indikasi posisi pengirim, serta nama belakang dan nama depan mereka.

Sampel email permintaan:

Halo!

Atau, jika nama penerima diketahui, maka (sayang, [nama])!

Harap berikan informasi tentang produk [Nama Produk / Layanan] dengan deskripsi karakteristik penuh dan kualitas kompetitif.

Formulir yang lebih ketat direkomendasikan saat menghubungi lembaga pemerintah. Pada saat yang sama, akan sangat bagus untuk menjadi akrab dengan undang-undang yang diperlukan yang ditegakkan, yang dapat diunduh secara bebas di Internet.

Harap berikan informasi [Jelaskan data yang diperlukan untuk mendapatkan].

Sehubungan dengan pelanggaran item [nomor item dalam Perjanjian Pengguna] dari Perjanjian Pengguna, yaitu: "[Cite Teks Lengkap dari item yang disebutkan]," Saya meminta Anda untuk memeriksa dan mengambil sanksi yang sesuai dengan yang bersalah [bertanggung jawab (Jika kita berbicara tentang karyawan layanan)] orang [situs (nama situs)]. Silakan laporkan hasil pemeriksaan dan sanksi yang diperhitungkan di [alamat email Anda sendiri].

Dengan hormat,

[Penulis surat itu]

[Informasi kontak tambahan]

Menulis surat bisnis: Bantuan

Jika pertanyaan seperti "Bagaimana saya memulai surat bisnis?" atau "Bagaimana saya menutup surat bisnis?" Isi pikiran Anda ketika Anda mencoba untuk mulai menulis surat bisnis, Anda harus meninggalkan pekerjaan ini kepada para profesional. Dengan meminta bantuan dari layanan essaysone.com, Anda akan diberikan surat bisnis yang asli dan berkualitas tinggi. Anda hanya diminta untuk menentukan instruksi dan harapan Anda. Pesan semua jenis kertas dari kami dan terima dalam istilah tenggat waktu yang diperlukan.